Arbeiten mit Dateien (Speicherorte)
Dateien speichern klingt nach einer Kleinigkeit – ist aber tatsächlich ziemlich entscheidend für unseren Arbeitsalltag. Nicht nur, damit nichts verloren geht, sondern auch, damit wir gemeinsam gut arbeiten können und alle Datenschutzvorgaben eingehalten werden. Damit du schnell weißt, wo was hingehört (und wo lieber nicht), findest du hier einen Überblick:
1. Speicherorte
Für das Arbeiten mit Dateien werden dir – abhängig von deinem Arbeitsbereich – Ablageorte zum Speichern von Dateien zur Verfügung gestellt.
- K:Laufwerk und nextcloud wird im Verwaltungs- und Trainingsbereich eingesetzt.
- Microsoft Teams mit OneDrive wird ausschließlich im Verwaltungsbereich eingesetzt.
Diese Unterscheidung ist wichtig ,um die von unseren Auftraggeber:innen erlaubten Speicherorte für personenbezogene Daten unter Einhaltung der DSGVO zu gewährleisten!
Dateien sollen niemals lokal (Desktop, Dieser PC/lokaler Datenträger C:), gespeichert werden!
Hintergründe:
- Von Dateien, die am Desktop abgespeichert sind, wird kein Back-Up erstellt. Das heißt, sollte dein Computer irgendwann gar nicht mehr wollen, dann sind alle Dateien, die nur am Desktop gespeichert waren, verloren und können nicht wiederhergestellt werden.
- Wenn du nicht im Haus bist und ein:e Kolleg:in auf eine Datei zugreifen möchte, weil sie dich vertritt oder Informationen braucht, ist das nur möglich, wenn diese Dateien am gemeinsamen Speicherort abgelegt sind.
2. Back-Ups
Back-Ups unserer Speicherorte werden täglich über Nacht durchgeführt. Solltest du also eine Datei nicht mehr finden oder unabsichtlich löschen, kann sie von unseren Kolleg:innen der EDV wiederhergestellt werden.
3. USB Stick verschlüsseln
Wie immer gilt: Personenbezogene Daten sind besonders zu schützen. Deshalb sind Dateien, die auf USB-Sticks gespeichert werden (zB Lebensläufe) besonders zu schützen. In diesem Fall ist eine Verschlüsselung des USB-Sticks unbedingt erforlderlich. Eine Anleitung dazu findest du hier: Anleitung USB-Stick verschlüsseln
