Spesenabrechnungen

Es kann vorkommen, dass du im Rahmen deines Dienstverhältnisses bei ipcenter Zahlungen tätigst, die du im Nachhinein vom Dienstgeber rückerstattet bekommst. Das kann Zahlungen im Zusammenhang mit

1. Dienstreisen
2. Kundenterminen (z.B.: Fahrscheine, Taxifahrten, usw)
3. Gastronomieausgaben Geschäftsanbahnungen

betreffen.

Anlassfälle 1 & 2:

• Für die Erfassung und Freigabe deiner Spesen nutze bitte das Formular „Spesenabrechnung allgemein“.
• Nachdem du alles eingetragen hast, drucke das Excel aus und lasse es von deiner Führungskraft unterschreiben.
• Bitte kopiere alle Belege und hefte die Originalbelege rechts außen auf die jeweilige Kopie. Leider verblasst die Schrift auf den Originalbelegen mit der Zeit, weswegen wir Kopien anfertigen müssen.
• Falls du mehrere Belege gesammelt hast und diese auf einer Spesenabrechnung anführst, nummeriere die Kopien entsprechend deiner Auflistung im Excel.
• Gib das ausgedruckte & unterschriebene Excel mit den Originalbelegen und den Kopien der Kassa an deinem Standort ab.
• Deine Spesen werden dir nun ausgezahlt.

Anlassfall 3:

Spesenabrechnungen, die im Zusammenhang mit Gastronomieausgaben, entstehen sind zur Hälfte steuerlich absetzbar und müssen deshalb speziell gekennzeichnet werden. Es muss sich dabei immer um eine Geschäftsanbahnung, z.B. eine neue Kundenbeziehung oder einen neuen Auftrag mit einem bestehenden Kunden oder eine neue Partnerschaft handeln!

• • Nutze in diesem Fall bitte das Formular „Spesenabrechnung Geschäftsanbahnung“.
  • Fülle das Formular aus und lass es von deiner Führungskraft unterschreiben.
  • Bitte kopiere alle Belege und hefte die Originalbelege rechts außen auf die jeweilige Kopie. Leider verblasst die Schrift auf den Originalbelegen mit der Zeit, weswegen wir Kopien anfertigen müssen.
  • Gib das ausgedruckte & unterschriebene Formular mit den Originalbelegen und den Kopien bei der Kassa deines Standorts ab.
  • Deine Spesen werden dir nun ausgezahlt.

Vorlaufzeit je nach Auszahlungsbetrag der Spesenabrechnung:

Bei kleineren Beträgen bis 200€ (je nach aktuellem Standortkassastand):

• Gib das ausgedruckte & unterschriebene Excel mit den Originalbelegen und den Kopien dem Empfangsteam bzw. Standortkassa an deinem Standort ab.
• Deine Spesen werden dir spätestens am nächsten Werktag ausgezahlt.

Bei größeren Beträgen ab 200€:

• Sende ca. 1 Woche vor Auszahlung eine Info an office@ipcenter.at und CC: finanzen@ipcenter.at, damit die Kassa „aufgefüllt“ wird

oder

• Sende eine E-Mail an Gabriella Hautzeneder (hautzeneder@ipcenter.at) und in CC: finanzen@ipcenter.at mit der unterschriebenen Spesenabrechnung und der/den eingescannten Originalbeleg/en sowie deine aktuellen Kontodaten. Die Originalbelege müssen unbedingt auch beim U4 Center-Empfang (in die blaue Postmappe „Gabriella Hautzeneder”) nachgereicht werden! Deine Spesen werden dir überwiesen.