Vorgehensweise: Einverständniserklärung Foto- und Videoaufnahmen

Datenschutz ist ein wichtiges und heikles Thema, mit dem wir in unserer tagtäglichen Arbeit immer wieder Berührungspunkte haben. Auch bei Foto- und Video-Aufnahmen, die bei Veranstaltungen oder in Zusammenhang mit unserer Arbeit gemacht werden und auf denen unternehmensfremde Personen (zB Teilnehmer:innen, Gäste, usw) zu sehen sind, ist es notwendig datenschutzrelevante Vorkehrungen zu treffen – ganz besonders, wenn diese Aufnahmen für Marketingzwecke verwendet werden. Bei ipcenter halten wir deshalb die folgenden Richtlinien genau ein:

Veranstaltungen

• Veranstaltungsanmeldung:
  Gibt es die Möglichkeit einer online Anmeldung, erteilen Teilnehmende bereits mit ihrer Anmeldung das Einverständnis für Foto- und Videoaufnahmen. Eine entsprechende Information ist auf dem online Anmeldeformular zu finden.

• Hinweisschilder:
  Auf Veranstaltungen werden Hinweisschilder platziert, die darauf hinweisen, dass Fotos und Videos gemacht und veröffentlicht werden – wer das nicht möchte, wird gebeten den:die Veranstalter:in/Verantwortliche:n darauf anzusprechen. Diese Personen werden dann für das Foto- &Videoteam gekennzeichnet (mit z.B Lanyards) und nicht abgelichtet.

Explizite Darstellung ausgewählter Personen

Wenn bestimmte Personen besonders hervorgehoben oder explizit gezeigt werden (z.B.: Interview, Gruppenfoto, Portrait,…) ist unbedingt eine schriftliche Einverständniserklärung ausfüllen (eine Vorlage dazu findet ihr hier) zu lassen. Die unterschriebene Einverständniserklärung ist spätestens mit Übermittlung des Foto- und/oder Videomaterials an die ipcenter-Marketingabteilung zu übergeben. Das Foto- und/oder Videomaterial ist danach von eigenen Laufwerken/Datenträgern unwiderruflich zu löschen und wird nur zentral in der digitalen Ordnerstruktur der Marketingabteilung aufbewahrt.

Generell gilt selbstverständlich: Im Idealfall sollte eine Einverständniserklärung von allen Veranstaltungsbesucher:innen vorab ausgefüllt werden, um auf Nummer sicher (#bettersafethansorry ) zu gehen. Dabei ist folgende Vorgehensweise wichtig: Alle Personen bitten, das Formular auszufüllen. Sollte eine Person von sich aus (!) sagen, dass sie nicht fotografiert werden möchte, das Foto- & Video-Team informieren bzw. diese Person kennzeichnen (Lanyards).

Sollten sonstige Fragen rund um Datenschutz auftauchen, wende dich gerne an das Datenschutz-Team unter datenschutz@ipcenter.at, bei Fragen zum Ablauf an Marketing unter marketing@ipcenter.at.