Einkaufsablauf/Bestellprozess: So könnt ihr Arbeitsmaterialien bestellen

Von Computern, über Tische bis zum Kugelschreiber: Es gibt beinahe nichts, was unser Einkauf nicht besorgen kann. Der unternehmensweiten Beschaffungsprozesse von Waren und Dienstleistungen findet in der Abteilung „Infrastruktur“ statt.

Wenn auch du etwas über den zentralen Einkauf bestellen möchtest (zB Arbeitsmaterialien), ist folgender Ablauf einzuhalten:

1. Freigabe für Bestellung einholen

Damit Waren und Dienstleistungen bestellt werden können, ist vorab eine Kostenfreigabe durch Budgetverantwortliche notwendig. Nutze dafür das Formular „Bedarfsmeldung“ und gebe es bei deiner Führungskraft ab (physisch oder per E-Mail).

2. Übermittlung an Einkauf

Nach Kontrolle wird die Bedarfsmeldung von deiner Führungskraft ausgefüllt und gezeichnet per Mail an einkauf@ipcenter.at (Abteilungsleitung in Cc) geschickt.

Alle Bedarfsmeldungen werden von den zuständigen Kolleg:innen geprüft und können gegebenenfalls verändert oder abgewiesen werden, beispielsweise wenn:

• Günstigere Alternativen/Gegenangebote vorhanden sind
• Bestellkriterien nicht erfüllt werden (kein Kundenkonto, Firmensitz im Ausland – nicht EU, Zahlungsart falsch,..)

3. Bestellung

Nur der zentrale Einkauf ist berechtigt Bestellungen für das Unternehmen durchzuführen. Genehmigte Bestellungen werden in der Regel innerhalb von 3 Werktagen durchgeführt

4. Lieferung

Die Lieferung wird vom jeweiligen Standort übernommen und auf Vollständigkeit kontrolliert. Die Lieferung wird anschließend an die jeweilige Abteilung/Person ausgegeben oder für sie eingelagert.