Urlaub und Zeitausgleich

Jeder braucht auch einmal eine Pause Und wenn du deine wohlverdiente Pause in Form von Urlaub oder Zeitausgleich konsumierst, dann beachte bitte folgenden Ablauf:

1. Organisatorisches

1.1. Antrag über All Unlimited

Sowohl Urlaub als auch Zeitausgleich ist über unser Zeiterfassungssystem All Unlimited zu beantragen. Eine ausführliche Anleitung dazu findest du hier ab Seite 17. Beachte bitte, dass deine Führungskraft immer erst prüfen muss, ob deine Abwesenheit organisatorisch möglich ist. Erst nach ihrer Freigabe, kannst du deine Pause fix einplanen.

1.2. ip_Abwesenheitenkalender

Für alle Office-MitarbeiterInnen gibt es den „ip_Abwesenheitenkalender“. In diesem Kalender kannst du sehen, wer gerade nicht anwesend ist.

Füge den „ip_Abwesenheitenkalender“ in deine Kalenderübersicht im Outlook hinzu, indem du mit der rechten Maustaste auf „freigegebene Kalender“ klickst. Wähle dann „Kalender hinzufügen“ und suche den „ip_Abwesenheitenkalender“ im Adressbuch. Mit einem Doppelklick kannst du ihn auswählen und hast ihn somit in deiner Kalenderübersicht.

Sobald deine Führungskraft deine geplante Abwesenheit freigegeben hat, erstelle einen entsprechenden Termin in deinem Kalender. Zu diesem Termin lade den „ip_Abwesenheitenkalender“ als Teilnehmer ein. Nach Senden deines Termines erscheint er automatisch im „ip_Abwesenheitenkalender“.

1.3. Abwesenheitsnotiz im Outlook

Bitte stelle für jede geplante Abwesenheit eine Abwesenheitsnotiz (Automatische Antwort) in deinem Outlook-Konto ein.
Die passende Vorlage für deine Abwesenheitsnotiz findest du hier.

2. Wissenswertes

Du möchtest wissen, wieviel Urlaubsanspruch du im Jahr hast, wie dieser berechnet wird und wann er verfällt? Hier findest du alle Infos dazu.

2.1. Wie viel Urlaubsanspruch habe ich?

Angestellte haben grundsätzlich einen Urlaubsanspruch von 25 Tagen pro Jahr. Dieser Urlaubsanspruch wird bei Arbeitszeitmodellen mit weniger Arbeitstagen pro Woche aliquot berechnet, d.h.

• 1 Arbeitstag pro Woche = 5 Urlaubstage pro Jahr
• 2 Arbeitstage pro Woche = 10 Urlaubstage pro Jahr
• 3 Arbeitstage pro Woche = 15 Urlaubstage pro Jahr
• 4 Arbeitstage pro Woche = 20 Urlaubstage pro Jahr
• 5 Arbeitstage pro Woche = 25 Urlaubstage pro Jahr

2.2. Was ist darüber hinaus zu beachten?

• Das Urlaubjahr wird immer vom Eintrittstag weggerechnet.
• Im ersten Dienstjahr ist der volle Urlaubsanspruch erst nach einem halben Jahr gegeben, davor steht er nur anteilig zu.
• Wird Urlaub verbraucht, so wird automatisch immer auf den ältesten Urlaubsanspruch zurückgegriffen.

2.3. Was mache ich, wenn ich während meinem Urlaub oder meinem Zeitausgleich krank werde?

Diese Information ist hier zu finden.

2.4. Wann verfällt Urlaub?

Urlaubsanspruch verjährt 2 Jahre nach Ende des Urlaubsjahres, in dem er entstanden ist. Somit ist jeweils der Urlaub des laufenden Jahres und die Urlaube der beiden vorangegangenen Urlaubsjahre aufrecht.

Das bedeutet es verfällt…

• Bei MA mit einer 5-Tage-Woche jeder Urlaub, der über 75 Tage hinausgeht
• bei MA mit einer 4-Tage-Woche jeder Urlaub, der über 60 Tage hinausgeht
• bei MA mit einer 3-Tage-Woche jeder Urlaub, der über 45 Tage hinausgeht
• bei MA mit einer 2-Tage-Woche jeder Urlaub, der über 30 Tage hinausgeht
• bei MA mit einer 1-Tage-Woche jeder Urlaub, der über 15 Tage hinausgeht

2.5. Was ist ein Urlaubsvorgriff und wie wird er in All Unlimited erfasst?

Um den Urlaubsvorgriff besser zu erklären, ziehe ich ein Beispiel heran: Nehmen wir an, du bist mit 01.05.2023 ins Unternehmen eingetreten und arbeitest in einer 5-Tage-Woche. Somit stehen dir erstmals nach Vollendung des 6. Beschäftigungsmonats (= 01.12.2023) je Arbeitsjahr 25 Urlaubstage zu. Der neue Urlaubsanspruch entsteht immer zum Eintrittstag im Folgejahr.

Gehen wir davon aus, du hast zu einem bestimmten Zeitpunkt nur noch 5 Resturlaubstage zur Verfügung und bis zu deinem neuen Urlaubsanspruch ist es noch 1 Monat. Aus einem dringenden Anlass benötigst du noch vor dem neuen Urlaubsanspruch insgesamt 7 Urlaubstage. Das würde bedeuten, dass 5 Urlaubstage aus dem aktuellen Urlaubskontingent und die restlichen 2 Urlaubstage aus dem im neuen Arbeitsjahr gebührenden Urlaubskontingent vorwegzunehmen sind.

In All Unlimited sind hierfür zwei separate Anträge über den persönlichen Kalender zu stellen.

• Für die 5 Tage stellst du den Antrag mit der Zeitart ‚Urlaub‘.
• Für die verbleibenden 2 Tage stellst du den Antrag mit der Zeitart ‚Urlaubsvorgriff‘. Idealerweise besprichst du den Vorgriff im Vorhinein mit deiner Führungskraft oder hinterlässt alternativ in der Beschreibung eine kurze Notiz dazu. Eine Notiz könnte wie folgt lauten: „Ich benötige bitte dringend 2 Urlaubstage als Vorgriff, wegen XY. Mein neuer Urlaubsanspruch beginnt mit dem Folgemonat.“
• Im nächsten Schritt prüft deine Führungskraft beide Anträge und entscheidet, ob der Urlaub bzw. Urlaubsvorgriff bewilligt oder abgelehnt wird.
• Wird der Urlaubsvorgriff von 2 Tagen bewilligt, so verringert sich dein neuer Urlaubsanspruch um diese 2 Tage. Folglich hast du zum Zeitpunkt des neuen Urlaubsanspruches keine 25, sondern lediglich 23 Urlaubstage.